Lấy file scan từ máy photo Ricoh là thao tác cần thiết khi khách hàng muốn lưu tài liệu đã quét về máy tính để chỉnh sửa, gửi email hoặc lưu trữ lâu dài. Tùy cách cài đặt, file scan có thể được lưu qua thư mục mạng, email, USB hoặc ổ cứng của máy photocopy. Trong bài viết này, Copiers Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết cách lấy file scan từ máy Ricoh nhanh chóng, đúng thao tác và dễ áp dụng.
Scan to Folder trên máy photocopy Ricoh là gì?
Scan to Folder là tính năng cho phép máy photocopy Ricoh quét tài liệu giấy và gửi trực tiếp file scan đến một thư mục được chia sẻ trên máy tính hoặc máy chủ trong cùng hệ thống mạng. Theo hướng dẫn chính thức của Ricoh, để sử dụng tính năng này, người dùng cần tạo thư mục chia sẻ trên máy tính, thiết lập kết nối mạng cho máy photocopy và đăng ký thư mục đích vào Address Book của thiết bị.
Thông thường, quá trình hoạt động của Scan to Folder diễn ra như sau:
- Người dùng đặt tài liệu lên mặt kính hoặc khay nạp bản gốc ADF của máy Ricoh.
- Chọn chức năng Scanner/Scan to Folder và thư mục đích đã được cài đặt trước.
- Máy photocopy tiến hành số hóa tài liệu thành các định dạng như PDF, JPEG hoặc TIFF, tùy model và thiết lập.
- File sau khi quét được truyền qua mạng đến thư mục chia sẻ trên máy tính, phổ biến thông qua giao thức SMB. Một số dòng Ricoh cũng hỗ trợ gửi file qua FTP.
- Người dùng chỉ cần mở thư mục đã thiết lập trên máy tính để lấy file scan từ máy photo Ricoh mà không cần sử dụng USB hoặc tải thủ công từ bộ nhớ máy.
Nhờ đó, Scan to Folder đặc biệt phù hợp với môi trường văn phòng thường xuyên số hóa hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ hoặc chứng từ, giúp file scan được chuyển thẳng đến đúng máy tính và thư mục cần lưu trữ.
Các cách lấy file scan từ máy photocopy Ricoh phổ biến
Tùy theo model máy Ricoh, cấu hình hệ thống và nhu cầu sử dụng, người dùng có thể lấy file scan từ máy photocopy Ricoh qua thư mục mạng, USB, Email hoặc bộ nhớ của thiết bị. Mỗi phương pháp có cách hoạt động và ưu điểm riêng:
| Cách lấy file scan | Cách hoạt động | Ưu điểm |
| Qua thư mục mạng (Scan to Folder/SMB) | Máy Ricoh gửi file scan trực tiếp đến thư mục được chia sẻ trên máy tính hoặc máy chủ trong cùng mạng LAN. Người dùng cần thiết lập trước đường dẫn thư mục, quyền truy cập và thông tin đăng nhập nếu có. | Thuận tiện khi scan thường xuyên, dễ quản lý file theo từng máy tính hoặc phòng ban; phù hợp với môi trường văn phòng nhiều người dùng. |
| Qua USB/thiết bị lưu trữ ngoài | Cắm USB vào cổng tương thích trên máy Ricoh, chọn chức năng scan và lưu tài liệu trực tiếp vào thiết bị. Sau đó kết nối USB với máy tính để lấy file. | Thao tác nhanh, không phụ thuộc mạng LAN và không cần thiết lập thư mục chia sẻ. |
| Qua Email (Scan to Email) | Người dùng chọn hoặc nhập địa chỉ Email trên màn hình máy Ricoh, sau đó tài liệu được scan và gửi dưới dạng file đính kèm. Máy cần được cấu hình mạng và thông số Email/SMTP phù hợp. | Tiện lợi khi cần gửi nhanh tài liệu cho đồng nghiệp, khách hàng hoặc nhiều người nhận mà không cần lấy file qua USB. |
| Qua bộ nhớ HDD/Document Server | Với các model hỗ trợ Document Server, tài liệu scan có thể được lưu tạm trên bộ nhớ của máy Ricoh để quản lý và truy xuất sau thông qua các chức năng mà thiết bị hỗ trợ. | Hữu ích khi cần lưu trữ tạm thời tài liệu trên máy photocopy, chưa cần chuyển file ngay sang máy tính hoặc hệ thống khác. |
Trong thực tế, Scan to Folder qua SMB thường phù hợp với môi trường văn phòng vì file sau khi scan có thể được chuyển trực tiếp về thư mục trên máy tính. Tuy nhiên, phương pháp phù hợp còn phụ thuộc vào model máy photocopy Ricoh và các tính năng đã được cài đặt, cấu hình trên thiết bị.
Hướng dẫn cài đặt Scan to Folder và lấy file scan từ máy Ricoh về máy tính
Để lấy file scan từ máy Ricoh về máy tính bằng Scan to Folder, khách hàng cần tạo một thư mục chia sẻ trên máy tính rồi đăng ký thư mục đó trên máy photocopy Ricoh. Khi cài đặt thành công, tài liệu sau khi scan sẽ được chuyển trực tiếp về thư mục đã chọn mà không cần sử dụng USB. Đây cũng là quy trình cơ bản được Ricoh hướng dẫn cho tính năng Scan to Folder.
Bước 1: Kiểm tra thông tin máy tính nhận file scan
Trước tiên, hãy xác định tên máy tính và địa chỉ IP của máy tính sẽ nhận tài liệu scan. Đây là thông tin cần thiết để máy Ricoh xác định đúng thiết bị và thư mục cần gửi file đến.
Trên Windows, khách hàng có thể mở Command Prompt, nhập ipconfig để kiểm tra địa chỉ IPv4. Ví dụ, IP máy tính là: 192.168.1.20
Khách hàng cũng nên kiểm tra tài khoản Windows đang sử dụng vì tên đăng nhập và mật khẩu có thể được yêu cầu khi cấu hình Scan to Folder.
Bước 2: Tạo thư mục để lưu file scan trên máy tính
Tiếp theo, tạo một thư mục riêng để nhận tài liệu scan, chẳng hạn: D:\Scan_Ricoh
Sau đó, nhấp chuột phải vào thư mục → Properties → Sharing → Advanced Sharing, chọn Share this folder và đặt tên chia sẻ cho thư mục. Ricoh yêu cầu thư mục nhận tài liệu phải được chia sẻ trong mạng để máy photocopy có thể gửi file scan tới máy tính.
Ví dụ, nếu tên thư mục chia sẻ là Scan_Ricoh, đường dẫn mạng có thể có dạng: \\192.168.1.20\Scan_Ricoh
Bước 3: Cấp quyền truy cập cho thư mục Scan_Ricoh
Sau khi chia sẻ thư mục, cần cấp quyền để máy Ricoh có thể ghi file scan vào thư mục. Tại phần cài đặt Sharing/Permissions, chọn tài khoản Windows phù hợp và cho phép quyền đọc, ghi hoặc thay đổi dữ liệu theo nhu cầu sử dụng.
Không nên mặc định cấp Everyone – Full Control nếu không cần thiết. Trong môi trường văn phòng, sử dụng một tài khoản riêng dành cho Scan to Folder sẽ giúp quản lý quyền truy cập tốt hơn.
Đồng thời, hãy đảm bảo máy tính và máy photocopy Ricoh đang kết nối trong cùng hệ thống mạng và có thể giao tiếp với nhau. Ricoh cũng yêu cầu kiểm tra cấu hình mạng của thiết bị trước khi sử dụng Scan to Folder.
Bước 4: Đăng ký thư mục Scan to Folder trên máy Ricoh
Sau khi đã chuẩn bị thư mục trên máy tính, khách hàng cần đăng ký thư mục đó vào Address Book của máy photocopy Ricoh.
Tùy model, việc cài đặt có thể được thực hiện trực tiếp trên màn hình máy Ricoh hoặc thông qua Web Image Monitor. Khi thêm điểm đến mới, chọn phương thức Folder/SMB rồi nhập các thông tin tương ứng.
| Thông tin | Ví dụ |
| Name | SCAN VAN PHONG |
| Protocol | SMB |
| Path | \\192.168.1.20\Scan_Ricoh |
| User Name | Tài khoản Windows |
| Password | Mật khẩu tài khoản Windows |
Ricoh hướng dẫn đường dẫn SMB theo cấu trúc \\Tên-máy-tính\Tên-thư-mục-chia-sẻ; cũng có thể sử dụng địa chỉ IPv4 thay cho tên máy tính.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, lưu lại cấu hình. Nếu thiết bị có chức năng Connection Test, nên kiểm tra kết nối trước khi thực hiện scan.
Bước 5: Chọn thư mục và thực hiện scan trên máy Ricoh
Khi quá trình cài đặt hoàn tất, đặt tài liệu lên mặt kính scan hoặc khay nạp ADF, sau đó mở chức năng Scanner trên máy Ricoh.
Tiếp theo, chọn Folder/Address Book, tìm tên thư mục vừa đăng ký, chẳng hạn SCAN VAN PHONG, rồi thiết lập các thông số cần thiết như scan màu, đen trắng, độ phân giải hoặc định dạng PDF. Cuối cùng, nhấn Start để bắt đầu scan.
Ricoh xác nhận sau khi thư mục chia sẻ được đăng ký trong Address Book, máy có thể gửi tài liệu đã quét trực tiếp đến thư mục đó trên máy tính.
Bước 6: Mở thư mục trên máy tính và lấy file scan
Sau khi máy Ricoh báo scan hoàn tất, quay lại máy tính và mở thư mục đã tạo ở bước 2, ví dụ: D:\Scan_Ricoh
Nếu cài đặt đúng, file vừa scan sẽ xuất hiện trong thư mục này. Lúc này, khách hàng có thể lấy file scan từ máy photo Ricoh, đổi tên, di chuyển sang thư mục khác, gửi Email hoặc lưu trữ theo nhu cầu.
Như vậy, quy trình Scan to Folder có thể hiểu đơn giản là tạo thư mục trên máy tính → chia sẻ và cấp quyền → đăng ký thư mục SMB trên máy Ricoh → chọn thư mục và scan → mở máy tính để lấy file. Đây cũng là trình tự cơ bản mà Ricoh đưa ra khi thiết lập tính năng Send to Folder.
Những lỗi thường gặp khi lấy file scan từ máy Ricoh
Trong quá trình lấy file scan từ máy Ricoh về máy tính, một số lỗi phổ biến có thể khiến tài liệu không được gửi về đúng thư mục. Khách hàng nên kiểm tra lần lượt các nguyên nhân sau:
- Scan xong nhưng không thấy file: Kiểm tra lại thư mục đích đã đăng ký trên máy Ricoh và quyền ghi của tài khoản Windows đối với Folder Share.
- Sai đường dẫn Scan to Folder: Đảm bảo Path đúng định dạng, ví dụ \\192.168.1.20\Scan_Ricoh hoặc \\PC-KETOAN\Scan_Ricoh.
- Sai tên đăng nhập hoặc mật khẩu Windows: Nếu tài khoản Windows vừa đổi mật khẩu, cần cập nhật lại thông tin đăng nhập trên máy Ricoh.
- Địa chỉ IP hoặc tên máy tính bị thay đổi: Khi Path sử dụng IP hoặc Computer Name cũ, máy Ricoh có thể không còn tìm thấy thư mục nhận file.
- Thư mục chưa được chia sẻ hoặc thiếu quyền truy cập: Kiểm tra lại Sharing và Permissions, đảm bảo tài khoản dùng để scan có quyền ghi file.
- Windows Firewall chặn kết nối SMB: Kiểm tra File and Printer Sharing và các rule liên quan đến SMB trong Windows Firewall.
- Máy tính và máy Ricoh không cùng mạng LAN: Kiểm tra dây mạng, Wi-Fi, router/switch và thử ping giữa hai thiết bị.
- Connection Test thất bại: Kiểm tra lại Path, username, password, quyền thư mục và kết nối mạng trước khi scan lại.
Câu hỏi thường gặp khi lấy file scan từ máy Ricoh
File scan từ máy Ricoh mặc định lưu ở đâu?
File sẽ được lưu vào thư mục Share đã cấu hình trong Scan to Folder, không có một thư mục mặc định chung cho tất cả máy Ricoh.
Tại sao máy Ricoh trước đây scan được nhưng hiện tại lại bị lỗi?
Thường do đổi mật khẩu Windows, thay đổi IP, đổi tên máy tính, mất quyền chia sẻ thư mục hoặc lỗi mạng LAN.
Có nên cấp quyền Everyone cho thư mục Scan to Folder không?
Không nên cấp Everyone – Full Control lâu dài. Tốt hơn là dùng một tài khoản riêng và chỉ cấp quyền cần thiết cho thư mục scan.
Có cần cài IP tĩnh cho máy photocopy Ricoh không?
Không bắt buộc, nhưng IP tĩnh hoặc DHCP Reservation sẽ giúp hệ thống ổn định hơn và hạn chế lỗi do thay đổi địa chỉ IP.
Hy vọng những hướng dẫn trên đã giúp khách hàng hiểu rõ cách lấy file scan từ máy photo Ricoh và xử lý các lỗi thường gặp trong quá trình sử dụng. Chỉ cần thiết lập đúng thư mục chia sẻ, đường dẫn SMB và quyền truy cập, khách hàng có thể nhận file scan trực tiếp về máy tính nhanh chóng và thuận tiện. Nếu cần hỗ trợ về dịch vụ thuê máy photocopy Ricoh, Copiers Việt Nam có thể là đơn vị tham khảo phù hợp cho nhu cầu của doanh nghiệp và văn phòng.
