Sau khi cài đặt Scan to Folder máy photocopy Ricoh trên Win 10, người dùng có thể dễ dàng quét tài liệu trực tiếp vào thư mục chia sẻ trên máy tính mà không cần sử dụng thêm phần mềm trung gian. Đây là tính năng rất hữu ích cho các văn phòng, doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu quét tài liệu số lượng lớn và muốn lưu trữ thông tin tiện lợi. Cùng Copiers Việt Nam khám phá các bước thao tác cài đặt Scan to Folder trên máy photocopy Ricoh Windows 10 qua nội dung dưới đây.
Nội dung chính
Tại sao cần cài đặt Scan to Folder máy photocopy Ricoh trên Win 10?
Chức năng Scan là một trong những tính năng hữu ích trên máy photocopy Ricoh, mang đến nhiều tiện ích cho người dùng trong môi trường văn phòng. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi các tài liệu giấy thành các file điện tử, giúp việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Bạn nên cài đặt Scan to Folder máy photocopy Ricoh trên Win 10 ngay hôm nay vì các lý do sau đây:
Lưu trữ tài liệu linh hoạt
Tính năng scan cho phép bạn lưu trữ tài liệu dưới dạng file điện tử trên máy tính, ổ cứng mạng, hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox… Việc cài đặt Scan to Folder máy photocopy Ricoh trên Win 10 giúp người dùng dễ dàng lựa chọn nơi lưu trữ phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Tùy chỉnh thông số scan
Bạn có thể tùy chỉnh các thông số như độ phân giải, định dạng và kích thước file để phù hợp với yêu cầu công việc ngay trên máy tính cá nhân dễ dàng.
Các tính năng scan hiện đại
Đây là tính năng tiên tiến trang bị trên các dòng máy photocopy Ricoh hiện đại. Để sử dụng máy thuận lợi, khai thác tối đa khả năng của máy để phục vụ công việc thì bạn cần biết cài đặt Scan to Folder máy photocopy Ricoh trên Win 10 để biết cách scan tự động, scan nhiều trang, scan hai mặt,… giúp tiết kiệm thời gian làm việc với máy.
>>Tham khảo thêm sản phẩm:
Một số thuật ngữ cần biết trước khi cài đặt Scan to Folder máy photocopy Ricoh trên Win 10
Trước khi tiến hành cài đặt tính năng scan trên máy photocopy Ricoh với Win 10, bạn cần hiểu một số thuật ngữ cơ bản dưới đây để có thể thao tác một cách dễ dàng và chính xác:
- Local Network (Mạng nội bộ): Đây là hệ thống mạng được thiết lập trong phạm vi một không gian nhất định, giúp các thiết bị như máy tính, máy photocopy, máy in kết nối và chia sẻ dữ liệu mà không cần kết nối internet.
- Permission to access (Quyền truy cập thư mục): Quyền truy cập thư mục cho phép người dùng truy cập và thao tác với thư mục trên máy photocopy Ricoh đã được cài đặt sẵn. Bạn cần đăng ký tài khoản người dùng trên giao diện quản lý máy và được xác thực quyền truy cập để thực hiện các tác vụ scan.
- Path (Đường dẫn): Đây là đường kết nối từ máy photocopy Ricoh đến thư mục trên các thiết bị máy tính hoặc di động được kết nối qua mạng LAN của người dùng.
- User Name (Tên người dùng): Là thông tin xác thực được hiển thị trên bảng điều khiển của máy photocopy Ricoh và cũng là tên đăng nhập của người dùng trên máy tính. Nó được sử dụng để xác minh khi gửi file scan vào thư mục của người dùng.
>>Tham khảo thêm:
Cách cài đặt scan to folder máy photocopy Ricoh trên Win 10 chi tiết
Bạn có thể cài đặt và sử dụng tính năng Scan to Folder trên máy photocopy Ricoh với Windows 10 sau khi thực hiện các bước được hướng dẫn sau đây:
Cài đặt Scan to Folder máy photocopy Ricoh trên Win 10 bằng cách tạo file scan trên máy tính
- Bước 1: Tạo một thư mục mới trên máy tính để chứa các dữ liệu scan bạn cần lưu trữ. Sau đó, click chuột phải vào thư mục và chọn “Properties”.
- Bước 2: Hộp thoại Properties sẽ xuất hiện. Bạn chọn tab “Sharing” và nhấn vào “Advanced Sharing” để tùy chỉnh quyền truy cập và người được phép truy cập vào thư mục.
- Bước 3: Trong phần Advanced Sharing, bạn tích chọn “Share this folder”. Bạn cũng có thể tùy chỉnh số lượng người truy cập thư mục bằng cách chỉnh sửa phần “Limit the number of simultaneous users”. Sau đó, nhấn vào “Permissions” để cài đặt quyền truy cập cho các user/người dùng.
- Bước 4: Trong hộp thoại “Permissions”, bạn có thể lựa chọn các quyền truy cập cho thư mục sau:
- Full Control: Cho phép người dùng có quyền truy cập và thay đổi dữ liệu.
- Change: Chỉ có quyền thay đổi dữ liệu.
- Read: Chỉ có quyền đọc/xem dữ liệu.
- Bước 5: Thư mục sẽ mặc định chia sẻ cho tất cả người dùng (Everyone). Bạn muốn cấp quyền truy cập cho một số người cụ thể, bạn có thể chọn “Remove Everyone” và chọn “Add” để thêm tên người dùng hoặc nhóm cần quyền truy cập. Sau đó nhấn “Check Names” và chọn “OK”.
Hướng dẫn lấy file Scan sau khi cài đặt Scan to Folder máy photocopy Ricoh trên Win 10
- Bước 1: Trên giao diện “SCAN” trên máy photocopy Ricoh, chọn “STORE FILE”.
- Bước 2: Chọn “STORE TO HDD” (lưu vào ổ cứng của máy photocopy).
- Bước 3: Đặt tài liệu cần scan vào khay hoặc trên mặt gương của máy photocopy và nhấn “START” để bắt đầu quét.
Lưu ý: Trước khi bắt đầu scan, bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt trong mục Scan Setting theo nhu cầu sử dụng:
- Full Color/ Text photo: Scan màu.
- Black & White text: Scan đen trắng.
- Original Feed Type: Chọn chế độ scan 1 mặt hoặc 2 mặt (Original Feed Type → 1 Sided/ 2 Sided).
- Send File Type / Name: Chọn định dạng và tên file sau khi scan.
- Single Page: Scan mỗi trang thành 1 file.
- Multi Page: Scan nhiều trang vào một file duy nhất.
- Bước 4: Để lấy file vừa scan, bạn có thể truy cập vào “Web Image Monitor” của máy photocopy thông qua trình duyệt Chrome bằng cách nhập địa chỉ IP của máy photocopy. Vào mục “Document Server”, chọn file vừa scan và chọn định dạng PDF để tải về máy tính. Bạn có thể đặt lại tên cho file theo ý muốn để quản lý tài liệu sau đó.
Có thể thấy việc cài đặt scan to folder máy photocopy Ricoh trên Win 10 không quá phức tạp như nhiều người nghĩ, bạn có thể thực hiện ngay trên máy tính Windows 10 cá nhân. Sau khi thực hiện các bước cài đặt, bạn sẽ dễ dàng quét tài liệu và lưu trữ vào thư mục đã chọn, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Còn điều gì cần hỗ trợ, giải đáp thắc mắc, bạn hãy liên hệ với Copiers Việt Nam để được tư vấn chi tiết nhé!
